Sekitar setahun lalu, Mallory Hoffmeyer menghadapi tantangan yang umum dialami perusahaan berkembang: kurangnya kontrol dan visibilitas atas pengeluaran pengadaan di berbagai lokasi.
Hoffmeyer menjabat sebagai direktur senior pengadaan di RangeWater Real Estate, perusahaan properti terpadu yang berdiri sejak 2006. RangeWater fokus pada properti multi-keluarga dan build-to-rent, menyediakan layanan pengembangan, manajemen properti, akuisisi, dan investasi. Dengan kantor di Atlanta dan Dallas, perusahaan ini mengelola sekitar 260 lokasi di wilayah Sunbelt dan Mountain West Amerika Serikat, serta mempekerjakan sekitar 1.500 staf.
Setiap lokasi memerlukan pasokan rutin seperti perlengkapan kantor, bahan kebersihan, dan perawatan. Hoffmeyer menyebutkan, “Manajer properti melakukan pembelian lewat akun Amazon Business pribadi, menghasilkan pengeluaran operasional hampir $80.000 selama 12 bulan.”
Mengonsolidasikan pengadaan di banyak lokasi RangeWater
Memantau pembelian di berbagai lokasi menjadi semakin rumit. Hoffmeyer bersama tim akuntansi RangeWater mencari solusi dan mulai menggunakan Program Akun Terkait (AAP) Amazon Business pada Juni lalu.
Program AAP memberikan RangeWater tampilan terpadu aktivitas pengadaan seluruh lokasi beserta laporan pengeluaran berdasarkan kategori dan item. Hoffmeyer menjelaskan, “Kami senang bisa menghentikan penggunaan akun pribadi untuk bisnis, mendapatkan visibilitas pembelian di tingkat korporat, dan memungkinkan penagihan langsung untuk pesanan Amazon di masing-masing lokasi.”
Proses transisi besar ini memerlukan perhatian detail, dan Amazon Business memberikan dukungan penuh. Hoffmeyer menambahkan, “Mereka menjelaskan proses dengan jelas, menyediakan materi visual untuk tim kami, serta membantu langsung dengan manajer lokasi dalam menyelesaikan masalah akun. Onboarding selesai dalam sekitar 90 hari sesuai jadwal.”
Manfaat pengadaan yang semakin meningkat untuk perusahaan properti
Kerja sama yang diperluas antara RangeWater dan Amazon Business membawa peningkatan efisiensi pengadaan melalui beberapa aspek:
Visibilitas pengeluaran yang lebih baik: RangeWater memperoleh gambaran jelas pola pengeluaran di berbagai komunitas melalui Amazon Business Analytics. Hoffmeyer menyebutkan, “Kami dapat memantau dan mengurangi keterlambatan pembayaran di lokasi berbeda, mengurangi beban kerja tim akuntansi dan memusatkan proses faktur sesuai kebutuhan.”
Optimasi biaya pengadaan: Akses harga khusus bisnis dan pemesanan dalam jumlah besar memungkinkan harga kompetitif dan konsisten. Diskon keanggotaan Business Prime juga menekan biaya, dengan penghematan signifikan pada langganan prime sebanyak 50% berkat Program Akun Terkait.
Proses pembelian yang lebih efisien: Setiap properti RangeWater mendapat akses kredit khusus dan syarat penagihan yang bisa disesuaikan, menghilangkan ketergantungan pada transaksi kartu kredit serta memperlancar administrasi.
Ke depan, eksekutif akun Amazon Business RangeWater dan manajer adopsi kategori berencana mengadakan diskusi strategis dengan 10 lokasi pengeluaran terbesar untuk memperoleh masukan dan meningkatkan penggunaan program di seluruh portofolio, mendukung inisiatif pengadaan perusahaan.
Hoffmeyer menegaskan, “Program Akun Terkait sangat efektif untuk mengawasi dan menyederhanakan pemesanan di portofolio yang beragam. Kami antusias untuk terus mengembangkan kerja sama ini.”